MJF / F&B

Conditions générales pour les stands de restauration

Conditions générales de participation pour les stands de restauration 2024
1. Inscriptions et concept
a. Les inscriptions sont ouvertes du 01.12.2023 au 31.01.2024. Toute demande incomplète ou reçue après le 31 janvier 2024 sera automatiquement écartée.
b. Les réponses de sélection des stands seront données dans le courant du printemps 2024.
c. Les stands nourritures ne sont pas autorisées à vendre des boissons.
d. Tous les stands souhaitant un espace sur le site du Festival doivent fournir un dossier de candidature incluant des photos et descriptions du concept.
e. Le nombre de stand sur site étant limité, le Festival favorisera des projets originaux et correspondant aux tendances du moment. Par conséquent, le Festival sélectionnera uniquement des propositions culinaires uniques sur le site et exclue les doublons.
f. Chaque stand à l’obligation de monter un projet de décoration pour l’intérieur de son stand. Le Festival se réserve le droit de refuser tout projet jugé insuffisant et de demander que des modifications soient apportées avant de valider le projet. Pour l’extérieur du stand, la Fondation du Festival de Jazz de Montreux fera construire des enseignes lumineuses et facturera une partie des coûts à chaque stand.
g. Le Festival utilise un système de jetons appelés « Miam » pour la restauration des bénévoles engagée par la Fondation du Festival de Jazz de Montreux et demande à tous les tenanciers d’accepter ce moyen de paiement. La valeur d’un « Miam » est défini en amont du Festival et chaque stand est obligé de proposer une offre de repas adéquate et à prix réduit pour les bénévoles payant avec des jetons « Miam » ou pour toutes personnes accréditées par la Fondation du Festival de Jazz de Montreux.
h. En cas d’acceptation de votre dossier, le Festival s’efforcera, dans la mesure du possible, de vous accorder la surface demandée. Toutefois, l’espace disponible sur les quais de Montreux étant limité, il n’est pas certain que nous y arrivions. Dans ce cas, nous nous permettrons de prendre contact avec vous pour trouver une solution.
i. La Fondation du Festival de Jazz de Montreux se réserve le droit de décliner une offre de stand sans justification ; le manque de place ne nous permettant pas d’accepter toutes les demandes.
2. Redevance et frais divers
a. Chaque stand disposant d’un espace de vente devra verser une redevance à la Fondation du Festival de Jazz de Montreux à titre de participation aux frais de la manifestation. Le pourcentage retenu varie entre 25% et 30% du chiffre d’affaires TTC suivant la taille du stand et le type de nourriture.
b. Les services suivants sont obligatoires et seront refacturées aux stands (tous les prix ci-dessous sont indicatifs et non pas contractuels) :
• La location des tentes : 750.- CHF HT par module de 3 mètres sur 3 mètres.
• Les frais de décoration extérieur : 500.- CHF HT (forfait).
• Le forfait sanitaire (électricité & eau) : 500.- CHF HT (raccordement aux réseaux et consommation).
• Audit et contrôle d’hygiène interne : 280.- CHF HT (forfait).
c. Chaque stand sélectionné devra aussi s’acquitter d’une caution de 2’000.- CHF payable au 30 avril 2024 marquant avec le retour du contrat signé, la volonté claire de participer au Festival. Une fois inscrits et sélectionnés, les stands s’engagent à participer au Festival dans son intégralité. En cas de désistement, les frais d’inscription ne pourront pas être remboursés. La caution est libérée une fois le Festival passé. Des frais peuvent être retenus par les organisateurs sur ce montant dans les cas suivants :
• Non-respect des conditions générales du Festival (vente de boisson, non-respect des horaires d’ouverture et fermeture, non-acceptation des jetons « Miam », musique de stand, etc.).
• Propreté jugée insatisfaisante de l'espace mis à disposition et dommages causés au matériel mis à disposition ou loué.
• Non-respect des règles en vigueurs par rapport à la gestion des déchets.
• Non-conformité aux critères sanitaires en vigueurs dans le canton (Office de la Consommation).
• Comportement inadapté au bon fonctionnement du Festival.
d. Les taxes communales d’utilisation de la chaussée publiques (96 CHF par pagode loué 96.- CHF par pagode loué ou 32.- CHF par mètre linéaire) sont également refacturées aux tenanciers.
e. Des frais supplémentaires peuvent s’ajouter si le tenancier demande des services supplémentaires au Festival tel que la location du système de caisse ou la location de container de refroidissement.
f. Le Festival établira des contrats avec une société de paiement électronique et chaque tenancier pour l’encaissement par cartes de crédit. La location des terminaux de paiement par le fournisseur est refacturée au tenancier. A titre indicatif, la location en 2023 était de 100.- pour le mois.
g. La Fondation du Festival de Jazz de Montreux indique que le taux de TVA sur le site de la manifestation est de 8.1% selon le relèvement des taux de l’impôt au 1er janvier 2024.
3. Infrastructure et techniques
a. Les installations suivantes seront mises à disposition par le Festival :
• Éclairage général du lieu (prévoyez néanmoins de la lumière LED pour éclairer votre propre stand).
• Containers pour le tri des déchets et du recyclage.
• Toilettes.
• Musique d’ambiance sur les quais. Il est par ailleurs interdit de mettre votre propre musique dans votre stand, sous peine de retenue de caution.
b. Les plonges, les chauffe-eaux et les tableaux électriques sont obligatoires et doivent être apportés par le tenancier du stand. Le Festival se chargera de procéder à leur raccordement au réseau.
c. Il est obligatoire d’indiquer votre nécessité en électricité et la liste exhaustive de vos appareils électriques avec leur consommation en Watt.
d. Il est obligatoire d’utiliser les systèmes de caisse et d’encaissements sélectionnés par le Festival. Chaque stand devra suivre une procédure quotidienne d’ouverture et de fermeture de son stand permettant de suivre la comptabilité quotidienne et le chiffre d’affaires global. Aucune caution ne sera rendue si les procédures d’ouverture et de fermeture liées au Bureau de Gestion ne sont pas suivies.
e. Aucune place de parking n’est mise à disposition sur le site du Festival. Les quais sont uniquement accessible pour livraison chaque matin tous le jours de 06:00 à 12:00 sur présentation d’un macaron fourni par le Festival.
4. Hygiène et propreté
a. Chaque stand est responsable de garantir une hygiène irréprochable de son équipement et de sa nourriture et doit être aux normes des exigences sanitaires du Canton de Vaud tout au long de la manifestation. Chaque stand est obligatoirement annoncé à l’Office de la Consommation et sera soumis au minimum à un contrôle sanitaire officiel. Chaque stand doit obligatoirement assister à la Séance d’Hygiène en amont de début de la manifestation.
b. Chaque stand doit se munir de poubelles pour ses propres déchets et doit les déposer lui-même au centre de tri où des containers seront mis à disposition. Le PET, le verre, le carton, l'aluminium, les déchets incinérables ainsi que l'huile doivent être jetés dans les containers correspondants. Il est interdit de déposer vos déchets dans les poubelles réservées aux festivaliers. Il est absolument interdit de déverser de l’huile dans les éviers, les toilettes, les égouts ou le lac.
5. Montage et démontage
a. Les montages des stands commencent le mercredi précédant le début du Festival en fin de journée.
b. Les démontages commencent dans la foulée de la fermeture du Festival dans la nuit du dernier samedi au dimanche. Il faudra avoir quitté les lieux le soir même.
6. Assurance & Annulation
Chaque stand doit fournir à la Fondation du Festival de Jazz de Montreux une assurance responsabilité civile couvrant les dommages pouvant résulter de la vente de ses produits et de son activité. Aucune facture de responsabilité émise par un tenancier à l’égard des organisateurs ne sera acceptée. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité en cas de vols, ni pendant les heures d'ouverture du Festival, ni pendant la nuit. Si le Festival devait être annulé pour raison extrême (catastrophe naturelle, politique ou sanitaire), les organisateurs n’accepteront pas de réclamations et ne rembourseront pas les frais d’inscriptions. Le Festival est maintenu par toute météo.